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ORGANIZATIONAL DESIGN

Business Design | Business Engineering | Organizational Design

Organizational Design

Unter Organizational Design versteht man die Integration von Menschen mit Kerngeschäftsprozessen, Technologien und Systemen. Eine gut durchdachte Organisation stellt sicher, dass die Form der Organisation ihrem Zweck oder ihrer Strategie entspricht, den Herausforderungen der Geschäftsrealität gerecht wird und die Wahrscheinlichkeit, dass die gemeinsamen Anstrengungen der Menschen erfolgreich sein werden, deutlich erhöht.

Wenn Unternehmen wachsen und die Herausforderungen im externen Umfeld komplexer werden, werden Geschäftsprozesse, Strukturen und Systeme, die früher funktioniert haben, zu Barrieren für Effizienz, Kundenservice, Arbeitsmoral und finanzielle Rentabilität.

Unternehmen, die sich nicht regelmäßig neu erfinden, leiden unter Symptomen wie:

  • Ineffizienten Workflow mit Ausfällen und nicht wertschöpfenden Schritten
  • Redundanzen im Aufwand („Wir haben keine Zeit, die Dinge richtig zu machen, aber wir haben Zeit, sie zu wiederholen“)
  • Fragmentierte Arbeit mit wenig Rücksicht auf das „Große Ganzen“(z.B. Produktion liefert schlechte Teile, um ihre Quoten zu erfüllen)
  • Mangelndes Wissen und Konzentration auf den Kunden und dessen Wünsche und Bedarfe
  • Silomentalität und Rasenkämpfe
  • Mangelnde Eigenverantwortung („Es ist nicht mein Job“)
  • Vertuschen und beschuldigen, anstatt Probleme zu identifizieren und zu lösen.
  • Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung
  • Menschen haben keine Informationen oder Befugnisse, um Probleme zu lösen, wann und wo sie auftreten.
  • Das Management ist nicht an vorderster Front, sondern für die Lösung von Problemen verantwortlich, wenn etwas schief geht.
  • Es dauert lange, bis etwas erledigt ist
  • Systeme sind schlecht definiert oder verstärken falsche Verhaltensweisen
  • Misstrauen zwischen Arbeitnehmern und Management

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Das Transformationsmodell

Ich nutzen das Transformationsmodell als Rahmen, um Führungskräften zu helfen, ihre Organisationen zu verstehen und eine erfolgreiche Neugestaltung zu leiten. Das Modell reduziert die enorme Komplexität eines Unternehmens auf sieben Schlüsselelemente, die verstanden und ausgerichtet werden müssen, damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann.  Alignment impliziert eine ganzheitliche oder systemische Sichtweise, die den besten „Fit“ zwischen allen Organisationselementen findet.

Diese sieben Elemente bilden das „Gesamtbild“ oder den Kontext eines Unternehmens und bestimmen letztlich seinen Erfolg. Wenn wir über Organisationsdesign sprechen, sprechen wir über die Beziehung und das Gleichgewicht zwischen jeder dieser Variablen. Der Zweck des Designprozesses ist es, ein schlankes und effektives Organisationsdesign zu erstellen und erfolgreich umzusetzen, das perfekt auf die Philosophie und die gewünschten Ergebnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Viele Organisationen, trotz fähiger und gut gemeinter Menschen, erkennen ihr Potenzial nicht, weil die Struktur, Prozesse und Systeme des Unternehmens Hindernisse für Effizienz und Entscheidungsfindung im gesunden Menschenverstand sind.

Umgebung

Unternehmen können, wie alle lebenden Systeme, nur so lange überleben, wie sie mit ihrer äußeren Umgebung in Einklang stehen. Dazu gehört es, sensibel auf die sich ändernden Bedürfnisse und Wahrnehmungen der Kunden einzugehen, Veränderungen in den Technologien zu verstehen, zu wissen, was die Konkurrenz tut und das rechtliche, soziale und politische Klima zu kennen. Die meisten Unternehmen sterben schließlich, weil sie nicht mit den Veränderungen in ihrer Umgebung Schritt halten können.

Strategie

Die Strategie besteht aus zwei Teilen. Die Geschäftsstrategie identifiziert den Grund für das Bestehen des Unternehmens sowie die Kernkompetenzen, Ziele und Faktoren, die für seinen Erfolg entscheidend sind. Eine gut entwickelte Geschäftsstrategie sagt der Organisation, wohin sie geht und führt sie wie ein Schiffsruder in einem stürmischen Meer. Eine Organisationsstrategie (Kernideologie) ist das „Sein“ oder der Charakter des Unternehmens. Es geht um das, was wir sind, und nicht nur um das, was wir tun, und es umfasst die Mission, die Zukunftsvision, die Werte und die Leitprinzipien. Eine klare Organisationsstrategie hilft, ein Unternehmen oder Büro von einem normalen Arbeitsplatz in einen zu verwandeln, der Menschen inspiriert und ihr Bestes gibt.

Kernprozess

Arbeitsablauf durch das Unternehmen. Es ist die Reihenfolge der Ereignisse oder Schritte, die notwendig sind, um ein Produkt aus der Tür zu bekommen oder eine Dienstleistung zu erbringen. Sie überschreitet in der Regel Abteilungs- oder Unternehmensgrenzen. Sie ist oder sollte der Schwerpunkt sein, um den herum alle anderen Aktivitäten der Geschäftseinheiten organisiert sind. Das Verstehen, Rationalisieren und die richtige Unterstützung der Kerngeschäftsprozesse ist die zentrale Aufgabe eines jeden Unternehmens.

Struktur

Wie Menschen um die Kerngeschäftsprozesse herum organisiert sind. Es geht über Boxcharts hinaus, um die Grenzen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Berichtsbeziehungen zwischen Menschen zu verstehen. Es ist eine Art Vorlage, die nicht nur die Beziehungen, sondern auch die Koordination von Aufgaben und die Zuordnung von Ressourcen bestimmt. Die richtige Frage nach der Struktur ist nicht, ob sie die richtige ist, sondern ob sie zum Rest des Unternehmens (Kernprozess, Strategie) passt und die Leistung eher unterstützt als behindert.

Systeme

Zusammenhängende Aufgaben oder Aktivitäten, die bei der Organisation und Koordination der Arbeit helfen. Beispiele sind Rekrutierung und Auswahl, Training und Entwicklung, wie Menschen gefördert werden, Kommunikation/Informationsaustausch, Entscheidungsfindung, wie Menschen belohnt werden, Planung/Zielsetzung, Personalpolitik und -verfahren, Leistungsfeedback, etc. Sie befinden sich in der Regel im „Besitz“ des Managements oder spezieller Supportfunktionen und erstrecken sich über das gesamte Unternehmen.

Kultur

Wie das Unternehmen wirklich den Führungsstil, die Einstellungen und Gewohnheiten der Mitarbeiter und die Managementpraktiken, die die unverwechselbare „Persönlichkeit“ des Unternehmens ausmachen, betreibt. Es ist wie die Luft, die alles durchdringt und sowohl Ursache als auch Wirkung des Organisationsverhaltens ist. Kultur spiegelt die wahre Philosophie und Werte wider, die das Unternehmen tatsächlich praktiziert. Es ist ein Maß dafür, wie gut ein Unternehmen seine Philosophie (Organisationsstrategie) in die Praxis umgesetzt hat.

Ergebnisse

Die aktuelle Leistung des Unternehmens, die der Erfolg oder die Gesundheit eines Unternehmens ist und daher der Ausgangspunkt für das Verständnis, wie gut das Unternehmen funktioniert. Die Ergebnisse zeigen, wo das Unternehmen stark ist und was es weiter tun muss, sowie wo es schwach ist und was es ändern muss. Alle anderen Elemente sind die Ursache für die Ergebnisse. Unklarheit über aktuelle oder zukünftige Ergebnisse ist wie der Verlust auf See; selbst wenn man weiß, wohin man gehen will, weiß man nicht, wie man dorthin gelangt.

Der Redesign-Prozess

Durch die Neugestaltung Dutzender von Unternehmen haben ich eine Methodik dokumentiert, die auf die meisten Unternehmen angewendet werden kann, einschließlich großer und komplexer Unternehmen, Untereinheiten eines großen Unternehmens oder eines Start-Ups oder Kleinunternehmens in praktisch jeder Branche. Obwohl die Schritte je nach Art und Größe des Unternehmens geändert oder gestrafft werden müssen, gelten die gleichen Grundsätze und die gleiche allgemeine Reihenfolge.

Schritt 1: Gewinnen Sie Engagement in der Führungsebene

Vor Beginn einer Umgestaltung ist es notwendig, dass der/die Sponsor(en) des Projekts und die Führungskräfte den Prozess verstehen und sich dafür engagieren. Führungskräfte kommen zusammen, um aktuelle Geschäftsergebnisse, organisatorische Gesundheit, Umweltanforderungen und die Notwendigkeit, einen solchen Prozess einzuleiten (ein „Fall für Veränderung“), sowie die Schritte im Prozess zu diskutieren. Es ist unerlässlich, dass diese Gruppe versteht und bereit ist, Zeit und Ressourcen für die Veränderungsbemühungen aufzuwenden.

Schritt 2: Chartern Sie den Prozess

Sobald alle an Bord sind, erstellen wir eine Charta, die den Prozess leitet. Dies besteht aus einer klaren Definition von Zweck, Umfang, gewünschten Ergebnissen, Ressourcenzuweisung, Fristen, Teilnahme, Kommunikationsstrategie und anderen Parametern, die das Projekt leiten werden. Die Charta beinhaltet auch die Identifizierung der Rollen und Verantwortlichkeiten von Schlüsselpersonen, die eine Rolle im Prozess spielen werden.

Schritt 3: Auftragssteuerung und/oder Designteam

Das oberste Führungsteam leitet den Redesign-Prozess. Je nach Umfang und Größe des Projekts können sie jedoch ein Steuerungsteam beauftragen, wichtige Entscheidungen zu treffen und die Verantwortung für dessen Umsetzung zu übernehmen. Manchmal beauftragt das Senior/Steuerungsteam ein Designteam, einen Großteil der Arbeit des Projekts zu übernehmen.

Schritt 4: Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Ziel dieses Schrittes ist es, die Mitarbeiter über den laufenden Veränderungsprozess zu informieren, der die Art und Weise, wie das Unternehmen arbeitet, ernsthaft verändern kann und sie im Laufe der Zeit maßgeblich einbeziehen wird. Dieser Plan beinhaltet sowohl das Was, Wie und Wann Ihrer laufenden Kommunikation, als auch, wer diese Verantwortung übernimmt. Natürlich ist Kommunikation kein einzelnes Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der an vielen Stellen stattfindet. Der Plan kann Kommunikationssitzungen an allen Standorten, Abteilungsbesprechungen, informelle Stehtermine, braune Mittagsgespräche, Memos, ausführliche Orientierungsgespräche usw. beinhalten. Die Information Ihrer Mitarbeiter über den laufenden Prozess ist der Beginn des Engagements.

Schritt 5: Bewerten Sie die aktuelle Organisation

Sie möchten erst dann mit den Änderungen beginnen, wenn Sie ein gutes Verständnis für die aktuelle Organisation haben. Mit dem Transformationsmodell ermöglichen wir eine umfassende Bewertung Ihres Unternehmens, um zu verstehen, wie es funktioniert, seine Stärken und Schwächen zu verstehen und sich an Ihrer Kernideologie und Geschäftsstrategie auszurichten. Der Bewertungsprozess ist erstaunlich in der Klarheit, die er den Führungskräften und Mitgliedern eines Unternehmens bringt, nicht nur in Bezug auf die Funktionsweise des Unternehmens, sondern auch auf die Wechselbeziehung zwischen den verschiedenen Teilen, seinen allgemeinen Gesundheitszustand und vor allem, was getan werden muss, um Verbesserungen vorzunehmen.

Schritt 6: Entwickeln Sie Designempfehlungen

Das Senior-Team (und/oder andere, die zur Teilnahme am Prozess eingeladen wurden) blickt in die Zukunft und entwickelt ein komplettes Set von Designempfehlungen für die „ideale Zukunft“. Auf hoher Ebene beinhaltet dieser Prozess Entscheidungen wie: die Definition Ihres organisatorischen Grundprinzips. (Werden Sie sich in erster Linie nach Funktionen, Prozessen, Kundentypen, Technologien usw. organisieren?); Kernprozesse straffen, die zu Einnahmen und/oder Leistungen für Kunden führen; Verfahren dokumentieren und standardisieren; Menschen um Kernprozesse herum organisieren; Aufgaben, Funktionen, Fähigkeiten, Verantwortlichkeiten und Leistungskennzahlen für jede Abteilung/jedes Team definieren; die Anzahl der Mitarbeiter identifizieren, die für die Erledigung der Kernarbeit erforderlich sind; den Bedarf an Einrichtungen, Layouts und Geräten verschiedener Teams und Abteilungen in der gesamten Organisation bestimmen; Supportressourcen identifizieren (Finanzen, Vertrieb, Personal, etc.)?), Mission, Personal usw. und wo sollten diese angesiedelt sein; Definition der Managementstruktur, die strategische, koordinierende und operative Unterstützung leistet; Verbesserung der Koordinierungs- und Entwicklungssysteme (Einstellung, Ausbildung, Vergütung, Informationsaustausch, Zielsetzung usw.).

Schritt 7: Erstellen Sie Übergangspläne

Irgendwann verwandelt sich der Designprozess in eine Übergangsplanung. Die zentrale Frage, die diesen Schritt des Prozesses bestimmt, ist: Was ist alles, was geschehen muss, um das Unternehmen darauf vorzubereiten, die Designempfehlungen erfolgreich umzusetzen? Das Steuerungs- und Designteam wird die wichtigsten Meilensteine identifizieren und dann konkrete Maßnahmen ergreifen, um das Design zu verwirklichen. Dazu gehört auch die Identifizierung von Aufgaben- und Projektteams, die für die Umsetzung bestimmter Aspekte des neuen Designs verantwortlich sind.

Schritt 8: Implementierung des neuen Designs

Jetzt geht es darum, das Design zum Leben zu erwecken. Die Menschen sind in natürlichen Arbeitsgruppen organisiert, die in neuem Design, Teamfähigkeit und Start-up-Teambildung geschult werden. Neue Arbeitsrollen werden erlernt und neue Beziehungen innerhalb und außerhalb der Einheit aufgebaut. Die Geräte und Einrichtungen werden neu angeordnet. Belohnungssysteme, Leistungssysteme, Informationsaustausch, Entscheidungs- und Managementsysteme werden verändert und angepasst. Einiges davon kann schnell umgesetzt werden. Einige erfordern möglicherweise mehr Details und werden über einen längeren Zeitraum implementiert.

Schritt 9: Richten Sie Ihre Mitarbeiter aus

Dieser oft übersehene Schritt ist vielleicht der wichtigste für Ihren langfristigen Erfolg. Es basiert auf der Annahme, dass Ihre Mitarbeiter (Führungskräfte und Arbeiter) Ihr wichtigstes Kapital sind und letztlich für den Erfolg Ihres neuen Designs verantwortlich sind. Die Ausrichtung Ihrer Mitarbeiter beginnt mit der Überwindung von Widerständen und der Gewinnung des Wohlwollens Ihrer Mitarbeiter, indem Sie während des gesamten Prozesses gute Change Management-Strategien, einschließlich einer offenen Kommunikation, verfolgen. Dazu kann auch die Ausbildung von Vorgesetzten in neuen Rollen und Verantwortlichkeiten gehören sowie die Ausstattung mit den Fähigkeiten, die sie benötigen, um in einem leistungsstarken Umfeld zu führen. Und zu diesem Schritt gehört oft auch, den Mitarbeitern Bildungs-, Teambildungs- und Entwicklungsaktivitäten anzubieten, in denen sie lernen, die volle Verantwortung für Entscheidungen, Problemlösungen und die kontinuierliche Verbesserung der Qualität ihrer Arbeit zu übernehmen. Technisch gesehen haben Sie vielleicht das eleganteste Organisationsdesign, das je erfunden wurde, aber wenn Ihre Mitarbeiter nicht voll engagiert sind und wenn ihnen die Ressourcen und die Autorität fehlen, ihre Arbeit zu erledigen, dann werden Sie Ihr volles Potenzial nicht erkennen.

Schritt 10: Bewerten und erneuern

Ein gesundes Unternehmen überwacht und passt seine Leistung kontinuierlich an, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Während des gesamten Implementierungsprozesses werden Ziele gesetzt und erreicht oder angepasst, basierend auf Erfahrungen und neuen Geschäftsrealitäten. Der gesamte Prozess ist dynamisch und flexibel und es ist nicht ungewöhnlich, dass während des gesamten Prozesses Kursanpassungen vorgenommen werden.

Zusammenfassung

Dieser Redesign-Prozess kann von allen Unternehmen genutzt werden, einschließlich Produktion, Service, Regierung, Gesundheitswesen oder professionellen Mitarbeitern. Je nach Art und Größe des Unternehmens müssen die Schritte möglicherweise geändert oder gestrafft werden, wobei jedoch die gleichen Grundsätze und die gleiche allgemeine Reihenfolge der Schritte gelten. Ebenso kann der Prozess verwendet werden, um eine große und komplexe Organisation, Untereinheiten einer großen Organisation oder ein kleines Büro oder Unternehmen neu zu gestalten.

Dieser Ansatz zur Neugestaltung führt zu dramatischen Verbesserungen in Bezug auf Qualität, Kundenservice, verkürzte Zykluszeiten, geringere Umsätze und Fehlzeiten, Produktivitätssteigerungen von 25 auf mindestens 50% usw. In der Vergangenheit wuchsen die Unternehmen, auch wenn sie schlecht geführt wurden. Die heutige Wirtschaft, sich schnell verändernde Technologien, der internationale Wettbewerb und anspruchsvolle Kunden haben dies jedoch in der heutigen Welt unmöglich gemacht. Unternehmen, die Wettbewerbsvorteile gewinnen und behalten, müssen ihre Organisation neu überdenken und sich neu erfinden, um neue Chancen zu nutzen und geschäftliche Herausforderungen zu meistern.